Marketing-Workflows für effiziente Content-Lokalisierung

Content in diversen Ausführungen und Sprachen bereitzustellen ist der Kern im Marketing – insbesondere bei stark international agierenden Unternehmen. Social-Media-Content, Flyer, Web-Banner, analoge und digitale Broschüren: zig Marketingmaterialien werden von vielen internen und externen Beteiligten erstellt, überprüft, angepasst, lokalisiert, verbreitet, produziert. Ohne strukturierte Marketing-Abläufe und Software Tools verliert man schnell den Überblick über involvierte Ressourcen und hat mit unnötig langsamen und teuren Prozessen zu kämpfen. Es geht heute besser, einfacher, schneller, transparenter!

Vielleicht haben Sie schon einmal von Content-Management Workflows, Marketing-Workflows oder auch Lokalisierung-Workflows gehört. Solche Workflows bringen immer die drei essenziellen Zutaten zusammen: Prozesse, Aufgaben und Menschen. Ein Workflow ist ein Arbeitsprozess, bei dem genau definiert ist, wer was wann macht und wie die Interaktionen zwischen den Beteiligten ablaufen. Die Lokalisierung von Marketingmaterialien in 5, 50 oder mehr Sprachen ist heute bestens als flexibler Prozess abbildbar und durchführbar.

Die wichtigste Vorteile eines automatisierten Marketing-Workflows:

Fristgerechte Umsetzung Ihres Marketing-Projekts
Einfache Projekt-Steuerung und Kommunikation
Automatisierte Dokumentation aller Schritte und Aufgaben
Markenkonforme Content-Erstellung und Adaption
Automatisierte Ausspielung und Produktion von Content
Wiederverwendung von Workflows für andere Projekte

Marketing-Workflows aufbauen

Analyse steht am Anfang

Schauen Sie zunächst, wer welche Aufgaben im Content-Prozess hat: Kollegin/Kollegen aus dem zentralen Marketing-Team, aus den Standorten oder den Fachabteilungen, ebenso wie externe Agenturen, Freelancer, Übersetzungsbüros, Vertriebspartner, … jeder, der an der Content-Produktion, Content-Adaption oder Content-Freigabe beteiligt ist, muss in auf Ihrer Liste stehen. Sobald Sie alle Personen erfasst haben, definieren Sie die Aufgaben und Rollen, die Personen in dem Projekt haben. Wer trägt die Verantwortung für Layout und Design-Adaptionen, wer lektoriert und wer gibt den Content frei. Und wer hat das letzte „Ja-Wort“, Produkt-Manager oder Ihr Marketing-Chef? Ist auch die Rechtsabteilung involviert? Es ist wichtig diesen Überblick zu haben.

Jetzt beginnt der interessante Teil der Arbeit: Sie können anfangen, einen Marketing-Workflow zu kreieren und die Interaktionen zwischen Beteiligten zu optimieren.

Prozesse und Herausforderungen

Typische, stets zeitfressende und komplizierte Prozessschritte sind die Freigabe- und Abstimmungsrunden. Sie bergen viel Optimierungspotential. Wo finden die Interaktionen zwischen den Beteiligten statt? Welche Prozessbrüche gibt es? Üblicherweise arbeitet die Grafik mit anderen Tools (InDesign), als das Marketing oder die freigebende Kollegin in der Geschäftsleitung. InDesign, Word, PDF, Teams, Übersetzungs-Tools, mündliche Absprachen und ganz viele E-Mails – Sie kennen die Misere sicher. Aber das alles lässt sich effektiv in einen Workflow und Tool bringen. Folgende typische Schritte eines Marketing-Workflows können Sie mit one2edit™ einfach ohne Systembrüche automatisieren:

Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen: Sobald jemand den Marketing-Workflow startet, eine Aufgabe erledigt oder eine Frage zu den Inhalten stellt, kann eine Benachrichtigung an eine oder mehrere vordefinierte Personen rausgehen. Damit wird keine Zeit mit dem Schreiben unnötiger E-Mails verschwendet und der Projektleiter behält zu jeder Zeit den Überblick über die Projektfortschritte.
Automatisierter Export und Versand von Dokumenten: Dies kann in dem Marketing-Workflow mit beliebigen Auslösern (z. B. einer Freigabe) an eine beliebigen Empfängerkreis definiert werden.
Automatisierte Vorübersetzungen: Google Translation, Microsoft Services oder DeepL Services lassen sich einfach in den Marketing-Workflow integrieren (es ist eine Standardfunktion bei one2edit). Sie können dadurch automatische Textübersetzungen erhalten. Für DeepL Services benötigen one2edit Nutzer nicht einmal zusätzliche Lizenzen. Sie können beliebige Textmengen in wenigen Sekunden in hoher Qualität übersetzen lassen.
Interaktionen mit anderen Systemen Ihrer Wahl können über Web-Services (Standartfunktion in one2edit) ausgelöst werden.

Auswahl einer Lösung für die Optimierung des Marketing-Workflows: Worauf sollten Sie achten?

1. Flexibilität und Agilität sind das A und O!

Bei der Einrichtung eines Marketing-Workflows achten Sie darauf, dass er nicht starr angelegt wird. Prozesse, Aufgaben und Beteiligte ändern sich, und Sie als Projektverantwortliche/r müssen in der Lage sein, Ihre Workflows selbst anzupassen. Es gilt, die Prozessschritte, Teilnehmer und Aufgaben zu jeder Zeit ohne fremde Hilfe, IT-Support oder Programmierkenntnisse verändern zu können. Das ist bei einigen Workflow-Tools nicht möglich. one2edit orientiert sich am echten Leben in größeren Unternehmen und dessen internationalem Marketing. Sie können damit Workflows per einfachem Drag & Drop gestalten, verändern und immer wieder an Ihre aktuellen Projekte anpassen – ohne Limits. Sie können Prozessschritte und Teilnehmer frei bestimmen. Teilnehmer ändern, Sprachen hinzufügen, Termine verlegen … Wenn der Plan A nicht funktioniert, wechseln Sie schnell mit unserem Workflow zum Plan B.

2. Management der Prozessbeteiligten

In der Analyse-Phase werden Sie schnell auf eine beachtliche Zahl an internen und externen Beteiligten kommen, die direkt oder indirekt an den diversen Content-Prozessen mitwirken. Daher ist ein flexibles Personenmanagement in jedem Marketing-Workflow essenziell. Mit unserem Workflow ist es möglich, Experten zu entfernen, hinzufügen, Aufgaben neu zu verteilen etc. Schnell und unkompliziert, ohne wertvolle Zeit zu verlieren.

3. Einfache Integration von Workflows an Drittsysteme

Der Marketing-Workflow besteht nicht nur darin, Inhalte so effizient wie möglich zu lokalisieren. Die Inhalte müssen auch so effizient wie möglich produziert und verbreitet werden. Sei es in gedruckter oder digitaler Form. Idealerweise sollte dieser Schritt auch automatisiert werden. Dazu müssen Standardschnittstellen zu gängigen Systemen und Social-Media-Kanälen bereits vorhanden sein oder APIs zur Verfügung stehen. Bei one2edit ist dies gegeben.

4. Markenkonforme Bearbeitung von Dokumenten

In jedem Marketing-Workflow muss sichergestellt werden, dass die Teilnehmer unkompliziert mit Brand Templates arbeiten können. Alle Beteiligten des Marketing-Workflows sollten Vorlagen inhaltlich bearbeiten können: mit Inhalten befüllen, kommentieren, übersetzen, und zwar markenkonform. Mit one2edit ist das einfach und sicher möglich. Es müssen keine Dokumente hoch- und runtergeladen werden. Copy & Paste von Inhalten war gestern: einfach die Datenquellen, z. B. Excel-Dateien, mit entsprechenden Vorlagen verknüpfen und sie automatisch aktualisieren lassen! Es bedarf auch keiner weiteren Kommunikation (PDFs kommentieren und per Mail versenden). Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern trägt maßgeblich zur Qualitätssicherung bei. Die markenkonforme Bearbeitung der Dokumente ist durch individuell anpassbare Regeln abgesichert. Alle Teilnehmer nutzen die gleichen Datenbasis und sparen dadurch sogenannte Transaktionskosten, sprich: Lokalisierung, Adaption und Abstimmungs- und Freigaberunden gehen deutlich schneller.

5. Sichere Dokumentation

Eine lückenlose Dokumentation in der Produktion jedweder Kommunikationsmaterialien spielt eine wichtige Rolle. Gerade bei unseren vielen Konzern-Kunden, bei namhaften Marken, sowie in regulierten Branchen wie Pharma/LifeScience, Banking, Versicherungen oder auch bei börsenrelevanten Materialien wie Geschäftsberichten ist dies entscheidend. Sie sollten bei der Auswahl einer Lösung deshalb darauf achten, dass alle Aufgaben, Schritte, Freigaben und Veränderungen automatisch dokumentiert werden. Bei one2edit ist das der Fall.

6. Einfache browserbasierte Zusammenarbeit

Das Tool Ihrer Wahl sollte browserbasierte Zusammenarbeit ermöglichen. Die Lösung sollte Sie im Marketing ja deutlich entlasten und einfachere und transparentere Zusammenarbeit für alle sicherstellen – und kein kompliziertes IT Projekt werden. Lokale Installationen spezieller Programme sind da eher hinderlich und verursachen zusätzlichen Aufwand und Absprachen mit der IT. one2edit ermöglicht browserbasierte Zusammenarbeit, die sicher ist und Spaß macht. Bei one2edit müssen sämtliche Beteiligte übrigens auch keine Schriften und dergleichen lizensieren und installieren. Allein das spart viel Budget.

Beispiel für einen mit one2edit erstellten Marketing-Workflow:

Ein Designer erstellt ein Layout für eine Marketingbroschüre. Dann lädt der Designer das Layout hoch und die definierten Teilnehmer in Marketing, Übersetzer, Agentur, … erhalten die Möglichkeit, entsprechend ihrer Rolle am Content zu arbeiten: z. B. neue Inhalte erstellen, bearbeiten, Korrektur lesen, übersetzen, freigeben. Jeder sieht im Browser das Layout, so wie es später produziert werden soll. Außerdem sind nur markenkonforme Änderungen bei der Bearbeitung möglich. Dafür gibt es eine ganze Reihe von Funktionen, um die Markenrichtlinien im Layout festzuhalten. Erst wenn das Dokument vollständig fertiggestellt und freigegeben ist, wird es wie gewünscht ausgegeben, entweder als PDF- oder JPG-Dokument.

7 Schritte zu einem automatisierten Marketing-Workflow:

Definieren Sie Ziel des Projektes (z. B. Lokalisierung einer Produktbroschüre für 5 Märkte)
Legen Sie Rollen und Zuständigkeiten fest
Beschreiben Sie Übergabe, Freigabe- und Abstimmungsrunden
Identifizieren Sie, welche Schritte automatisiert werden können
Implementieren Sie Ihren Workflow mithilfe eines modernen Tools, z. B. one2edit
Kommunizieren und testen
Falls erforderlich, nehmen Sie einige Anpassungen vor und speichern Sie den neuen Workflow als Template für andere Projekte.

Wer profitiert von Automatisierung mittels Marketing-Workflows:

Alle Unternehmen, die Ihre Kommunikation in mehr als 3 Sprachen betreiben.
Agenturen, die Marketingmaterialien für Kunden produzieren und lokalisieren. Die Kommunikation und Bereitstellung von Inhalten und Marketingmaterialien wird optimiert. Übertragungsfehler werden minimiert. Die Liefergeschwindigkeit gesteigert.