FINANCIAL REPORTS – NIE MEHR COPY&PASTE

Kommunikationsprodukte wie Finanzberichte, Geschäftsberichte oder Quartalsberichte tragen zur Markenbekanntheit und Loyalität bei – wenn diese Ihr Unternehmen und Ihre Marke bestmöglich repräsentieren. Weil Finanzreporte einer gesetzlichen Kontrolle unterliegen und auch von Anteilseignern und Öffentlichkeit kritisch beäugt werden, dürfen keine inhaltlichen Fehler passieren. Konsistentes Branding und gute Lesbarkeit stärken zusätzlich das Vertrauen. one2edit™ ermöglicht einen konsistenten Auftritt, der Erfolge und Identität Ihres Unternehmens perfekt vermittelt.


CHALLENGE

Die Finanzkommunikation einer Organisation ist eng mit ihrer Reputation verbunden, Fehler sind also unbedingt zu vermeiden. Eine hohe Präzision, um die vielen Finanzdaten aus verschiedenen Abteilungen und Funktionen in einem einzigen Dokument zu konsolidieren, ist erforderlich.

Wird dieser Prozess manuell durchgeführt, ist er sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Zur Qualitätssicherung sind meist viele ressourcenintensive Korrekturrunden nötig, was besonders dann zur Herausforderung wird, wenn Zahlen erst in letzter Minute eintreffen. Die vielen internen und externen Beteiligten verfügen zudem häufig nicht über die gleichen Werkzeuge und Kenntnisse, um an einer gemeinsamen Datei zu arbeiten. Das Teilen standverbindlicher Dateien wird so zum kaum zu lösenden Problem.  


SOLUTION

Mit one2edit™ erstellen Sie Finanzberichte kostengünstiger und effizienter – und reduzieren die Belastungen, die mit kurzfristigen Änderungen und hohem Fehlerrisko einhergehen.  Unsere webbasierte Technologie lässt Sie Finanzberichte als InDesign-Dokumente generieren und anpassen, inklusive sprachlicher Adaptionen, die Sie einfach parallel erzeugen können.

Die Anwender von one2edit™ benötigen dabei keine InDesign-Kenntnisse, um Inhalte in den Dokumenten zu überprüfen, zu korrigieren oder zu übersetzen. Freigaben und Korrekturen sind Teil eines flexiblen und agilen Workflows, der für eine reibungslose Zusammenarbeit aller Beteiligter sorgt.

Die Data Sources-Erweiterung für one2edit™ ermöglicht eine automatische Aktualisierung aller Finanzdaten im Dokument auf Basis von Excel-Dateien oder anderen Datenquellen. Unser virtuelles Echtzeit-Dateisystem CoFS stellt allen Beteiligten eine gemeinsame Excel-Datei zur Bearbeitung zur Verfügung, so dass diese stets Zugriff auf die neuesten Zahlen haben. Bei Änderungen in der Excel-Datei wird automatisch das InDesign-Dokument aktualisiert. Die Zahlen fließen ohne manuelle Arbeit und potenzielle Übertragungsfehler in die definierten Zellen in den Tabellen oder Segmenten im Fließtext.

So können die Finanzexperten in Excel arbeiten, während die Gestalter parallel in Adobe® InDesign® am Layout feilen. Ihr Finanzbericht wird schneller fertig, das Fehlerrisiko wird minimiert – und das Ergebnis überzeugt mit absolut markenkonformem Design.


RELEVANTE FUNKTIONEN UND MODULE

Das one2edit™ Erweiterungsmodul DataSources ermöglicht es, eine oder mehrere Datenquellen (z. B. Excel, MySQL) mit Dokumenten in one2edit™ zu verknüpfen und Daten in ein beliebiges Segment eines Textes oder einer Tabellenzelle zu importieren. Bei einer Aktualisierung der Daten in den Datenquellen werden diese automatisch an alle verbundenen Dokumente übertragen. Sie können multiple Dokumente aus einer Quelle bespielen, multiple Datenquellen in einem Dokument zusammenführen oder eine beliebige Mischung aus beiden Konfigurationen nutzen.

So wird es ganz einfach Preise, Finanzdaten oder Produktspezifikationen in allen Kommunikationsmitteln auf Stand zu halten.  Daten können nicht nur Zahlen sein, sondern auch Wörter oder ganze Texte (z. B. Legal Disclaimer). Dabei können die Prozessbeteiligten wie gewohnt mit Ihren Excel-Tabellen oder Datenbanken arbeiten und müssen sich nicht in die InDesign-Welt der Marketeers begeben.

Lästiges und fehleranfälliges Copy & Paste war gestern – mit DataSources automatisieren Sie die Datenübermittlung aus unterschiedlichen Quellen in Ihre Kommunikationsmittel.

Das one2edit™ Brand Design Regelwerk lässt sich mit wenigen Klicks einstellen. So können Sie Vorlagen generieren, bei denen Sie bestimmen, welche Formatierungsmöglichkeiten einem Anwender zur Verfügung stehen. Ein Benutzer kann sich dann, je nach Berechtigung, aus dieser Sammlung von Vorlagen bedienen. Gestalten Sie zum Beispiel ganz einfache Self-Services mit Schiebereglern für Schriftgröße und Laufweite und legen Sie dafür minimale und maximale Werte fest (Copy-Fitting). So wird der Anwender nicht überfordert.

Braucht der Anwender in einer Vorlage mehr Möglichkeiten für die Gestaltung, dann können Sie diese verfügbar machen. one2edit™ beherrscht alle InDesign Formatierungsmöglichkeiten für Texte und Bilder. Sie entscheiden, was sinnvoll und erlaubt ist. Legen Sie unternehmensweite Standards fest und definieren Sie Ausnahmen mit ganz individuellen Design-Regeln, wenn nötig.

Brand Design Regeln können Sie speichern und wiederverwenden. Die Zuweisung erfolgt ganz einfach per Drag & Drop. Wenn Sie gespeicherte Regeln anpassen, werden diese automatisch auf alle Vorlagen angewendet, die diese Regel nutzen. Design Regeln können Sie auf ganze Dokumente oder auch nur auf einzelne Elemente eines Dokumentes beziehen. Die granulare Steuerung ermöglicht ein Maximum an Flexibilität und sichert die Corporate Design Konformität mit einem Minimum an Aufwand.

Alle Änderungen in einem Dokument werden von one2edit™ protokolliert und können über die Dokumenthistorie nachverfolgt und bei Bedarf rückgängig gemacht werden.

In der Historie finden Sie Dank der umfangreichen Filtermöglichkeiten und der integrierten Volltextsuche schnell das gesuchte Objekt. Mit einem Doppelklick zeigt Ihnen one2edit™ dann genau die Position im WYSIWYG-Editor an.

Die Historie lässt sich exportieren, so dass eine Archivierung auch außerhalb von one2edit™ möglich ist.

Mit den one2edit™ Textregeln kontrollieren und korrigieren Sie automatisch die Schreibweise und typografische Formatierung von Produktnamen, Bezeichnungen, (chemischen) Formeln, Preisformatierungen und vielen anderen sonst mühsam manuell zu setzender und zu prüfender Inhalte.

Sie sorgen dafür, dass z. B. Trademarkzeichen automatisch an Ihre Produktnamen ergänzt werden, wenn ein Anwender diese in one2edit™ eingibt oder über eine externe Datenquelle in one2edit™ eingesetzt werden. Spezielle Schreibweisen (Groß- und Kleinschreibung) und Formatierungen (fett, unterstrichen, kursiv, Buchstabenabstände, etc.) können automatisch angewandt werden und müssen im Prozess nicht mehr durch die Qualitätssicherung.

Die Formatierungsmöglichkeiten entsprechen natürlich dem Umfang von Adobe InDesign®, so dass Sie keine Kompromisse eingehen müssen und auch typografische Feinheiten umgesetzt werden können.  

Die one2edit™ Textregeln können automatisch angewandt werden oder dem Anwender als Vorschlag unterbreitet werden. Werden multiple Möglichkeiten angeboten, kann der Anwender aus der Liste der Vorschläge wählen.

Die one2edit™ Textregeln helfen Ihnen nicht nur viel Zeit zu sparen, sondern erhöhen auch die Konsistenz und damit die Qualität Ihrer Kommunikation.

Über die integrierte one2edit™ Workflow-Engine können schnell und einfach per Drag&Drop beliebige Bearbeitungs-, Abstimmungs- und Freigabeprozesse erstellt werden. Dabei ist die Anzahl der Schritte und Prozessteilnehmer nicht limitiert. Stellen Sie Benachrichtigungen ein, die automatisch bei Erfüllung eines Prozessschrittes gesendet werden. Lösen Sie Interaktionen mit anderen Systemen über Web-Services aus und verfolgen Sie den Fortschritt in der Projektübersicht.

Berechtigungen können auf Rollen oder Job-Zuweisungen basieren und individuell für jedes Projekt angepasst werden. Externe und interne Benutzer bekommen die Möglichkeit weltweit über den Browser zusammenzuarbeiten. Natürlich hat jeder Benutzer eine persönliche Aufgabenliste, während der Projekt-Manager alle Aktivitäten in der Projektübersicht verfolgen kann. Die Lokalisierung/Adaption von Kommunikationsmitteln wird zu einem effizienten und übersichtlichen Vorgang.

Workflows müssen nicht in komplizierten Business Process Notationen geschrieben werden; es braucht auch keine Programmierkenntnisse oder Trainings. Unsere Workflow-Engine orientiert sich am echten Leben und erlaubt zügig einen Prozess aufzusetzen und diesen bei Bedarf ebenso schnell anzupassen. Mit den zahlreichen Export-Funktionen und Möglichkeiten Drittsysteme anzusprechen können Sie über Workflows viele Abläufe automatisieren. Diese Workflows können Sie auch speichern und als Vorlagen wiederverwenden, so standardisieren Sie mit der one2edit™ Workflow-Engine Ihre Prozesse ohne Ihre Agilität aufgeben zu müssen.

one2edit™ basiert auf dem Industriestandard der Adobe InDesign®-Server-Technologie. Anders als bei den meisten vergleichbaren Produkten werden die InDesign-Dokumente zur Bearbeitung jedoch nicht in ein eigenes Format konvertiert. one2edit™ steuert den InDesign®-Server quasi fern und überträgt so Ihre Eingaben und Änderungen ohne Verluste. 

Der Vorteil dieser Methode ist die 100%-e Standverbindlichkeit der Ausgabe– eine echte WYSIWYG-Bearbeitung. Außerdem können so alle InDesign-Funktionen (z. B. verankerte Objekte, Inline-Grafiken, verkettete Textrahmen über mehreren Seiten, etc.) genutzt und erhalten werden. Das ist besonders bei komplexeren Layouts oder umfangreichen Dokumenten von Vorteil.

Da one2edit™ ohne Konvertierung des InDesign-Formats arbeitet können Sie die Dokumente auch jederzeit aus dem Prozess auschecken und mit der Desktop-Version von InDesign bearbeiten. So kann z. B. Ihre Agentur Änderungen am Layout vornehmen und anschließend das Dokument wieder in den Prozess einchecken. Ohne Verluste, ohne Risiko.

Anders als die Synchronisation bekannter Cloud-Dienste werden Dateien im BRANDGUARDIAN® CoFS nicht ständig von A nach B kopiert. CoFS ist ein virtuelles Echtzeit Dateisystem, auf das alle Beteiligten wie auf eine gemeinsame Festplatte im Netzwerk zugreifen. So kann jeder sofort sehen, wenn sich eine Datei ändert oder hinzugefügt wird. Bei konventionellen Lösungen muss dazu immer erst die Synchronisation abgeschlossen sein. 

Alle gespeicherten Dateien sind auf Wunsch mit einer AES 256-Bit Verschlüsselung vor neugierigen Augen geschützt. Auch beim Transport der Dateien von einem Speicherort zum anderen sorgt diese äußerst starke Verschlüsslung für maximale Sicherheit Ihrer Daten. 

Sollten Sie Dateien über CoFS auf Cloud Storage Lösungen wie Amazon Web Service oder Microsoft Azure auslagern, werden diese automatisch verschlüsselt.

Mit GFS wird der Austausch von Dateien so schnell und unkompliziert wie nie. Es ist nahtlos in die Dateisysteme von Windows und macOS integriert, so dass Ihre MitarbeiterInnen und PartnerInnen genauso arbeiten können wie gewohnt – nur besser.

Die intuitive Bedienoberfläche lässt sich flexibel auf alle Anforderungen anpassen. one2edit™ bietet eine rollenspezifische Ansicht und reduziert die Bedienoberfläche auf die für den jeweiligen Anwender relevanten Funktionalitäten. Dieser Ansatz erlaubt internen und externen Anwendern einen einfachen und schnellen Einstieg, erhöht die Akzeptanz und den Nutzungsgrad und macht in den meisten Fällen Schulungen obsolet. 

Rechte und Rollen lassen sich beliebig definieren und über Gruppen-Strukturen schnell und einfach zuweisen. Sie können beliebige interne und externe Organisationsstrukturen in one2edit™ abbilden. Über die Berechtigung steuern Sie auch auf welche Inhalte ein Anwender zugreifen darf, welche Rolle er in einem Workflow hat und welche Werkzeuge und Formatierungsmöglichkeiten ihm zur Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung stehen.

Ziehen Sie per Drag&Drop Inhaltselemente in sogenannte ContentGroups, damit diese dann zur Bearbeitung durch eine Benutzergruppe verfügbar werden. Legen Sie multiple ContentGroups an, um Inhalte auf unterschiedliche Arbeitsgruppen oder Einzelpersonen zu verteilen (z. B. Copywriting, Bildredaktion etc.) oder sparen Sie Inhalte von der Bearbeitung aus, indem Sie diese keiner ContentGroup zuordnen. one2edit™ kann die meisten dieser Zuordnungen für Sie auch automatisch gleich beim Einlesen des InDesign Dokumentes vornehmen. 

Die granularen Einstellmöglichkeiten für Rechte und Rollen erlauben zudem ein sicheres und effizientes Arbeiten auch mit nicht so versierten Anwendern.

BENEFITS

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OTHER USE CASES